La saison des AG approche à grands pas, et les sociétés cotées du monde entier se préparent à tenir leurs assemblées générales annuelles des actionnaires. Une AG est un grand moment, pour une entreprise : il s’agit de l’une des principales occasions de communiquer avec ses actionnaires et de les informer sur les performances de la société. Il est donc important de l’organiser soigneusement. Voici quelques problématiques essentielles à prendre en compte lors de la planification de votre événement.

Le pouvoir du lieu

Il est important de bien choisir le lieu où se déroulera votre AG ; aussi, vous avez tout intérêt à planifier votre réunion le plus rapidement possible. Vous êtes très nombreux à rechercher l’emplacement idéal pour vos AG, et les meilleurs locaux sont réservés longtemps à l’avance.

Certains participants peuvent venir de loin ; il est donc important que le lieu où se déroule la réunion soit facilement accessible. Un quartier d’affaires est le meilleur endroit où commencer vos recherches. Ces quartiers sont facilement accessibles, bien desservis par les transports en commun et proposent différents lieux intéressants.

Quant à la salle elle-même, choisissez-la en fonction de la taille de votre AG, ainsi que du budget dont vous disposez. Visitez le lieu à l’avance, afin de vous assurer de l’absence de problèmes imprévus (par exemple, de travaux de construction de dernière minute ou d’une visibilité insatisfaisante pour une grande partie du public).

N’oubliez pas de tenir compte de vos exigences techniques, surtout si vous prévoyez une production audiovisuelle ou si vous avez l’intention d’organiser la diffusion en continu de votre AG aux participants à distance.

Avis de convocation

Bien entendu, une fois le choix du lieu finalisé, vous savez déjà que vous devez envoyer un avis de convocation aux participants. Si vous organisez une AG hybride, pour permettre aux actionnaires ou aux invités d’assister à distance à l’assemblée générale, pensez à indiquer les noms d’utilisateur et les mots de passe dans la convocation, afin que les participants à distance puissent s’authentifier et assister à la réunion, le moment venu.

Problèmes techniques

Les AG reposent de plus en plus fréquemment sur la technologie. Si c’est le cas, assurez-vous que l’endroit que vous avez choisi satisfait aux exigences de la technologie utilisée, qu’il s’agisse de diffusion audio ou vidéo en continu ou d’autres innovations technologiques. Un nombre croissant d’assemblées générales sont diffusées en direct sur Internet, permettant ainsi à un public beaucoup plus vaste d’investisseurs, d’employés et d’autres parties prenantes de participer et de suivre le déroulement de la réunion, même s’ils ne peuvent s’y rendre en personne.

Souhaitons la bienvenue aux assemblées générales hybrides !

Les assemblées générales hybrides permettent aux participants d’assister à la réunion en personne ou à distance. Si vous avez l’intention de diffuser l’événement en direct, dans le cadre d’une AG hybride, assurez-vous que les équipements Internet du lieu sont à la hauteur de vos ambitions et que le personnel présent sur place pourra vous aider en cas de problème. Il peut s’agir du personnel du lieu où se déroule l’assemblée générale ou d’employés de votre fournisseur de la solution technologique de votre conférence.

Vous devez également déterminer si vous souhaitez utiliser la solution technologique de votre conférence pour d’autres aspects de votre AG, tels que l’enregistrement et le déroulement des questions et réponses. Et le déroulement du vote ? Les organisations optent de plus en plus fréquemment pour la dématérialisation, en substituant la technologie numérique aux bulletins de vote sur papier.

Relations avec les investisseurs

Que votre entreprise ait connu une croissance stratosphérique qui a attiré l’attention des investisseurs, ou qu’elle soit nouvellement cotée en bourse, vous allez communiquer pour la première fois avec des actionnaires ; vous devez donc établir une stratégie de relations avec les investisseurs. L’assistance d’experts vous sera très utile. Si vous ne disposez pas d’un service interne dédié, pensez à solliciter les services d’un conseiller expérimenté, qui vous aidera à gérer vos relations avec vos actionnaires.

Comment nous pouvons vous aider

Confrontées à la diminution du nombre d’actionnaires dans le monde et à l’avènement de l’ère numérique, les sociétés émettrices plébiscitent l’utilisation de la technologie pour créer de nouvelles façons d’interagir avec leurs actionnaires.

Pour découvrir comment le logiciel et le matériel de Lumi peuvent faciliter le bon déroulement de votre AG, impliquer davantage d’actionnaires et permettre la participation à distance, contactez-nous ici.

 

 

 

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