À l’approche de la période des assemblées générales d’actionnaires (AG) dans de nombreux marchés à travers le monde, la récente ’augmentation du nombre de cas de COVID-19 demeure une source d’inquiétude.

Pour les entreprises impliquées dans l’organisation d’événements en direct, rassemblant des centaines, voire parfois des milliers de personnes, cette situation soulève des inquiétudes et des risques évidents : que faire dans le cas où des actionnaires présenteraient des symptômes grippaux ? Devrions-nous leur refuser l’entrée – mais dans ce cas, comment pourraient-ils voter ? Que se passerait-il si nous ne parvenions pas à rassembler le quorum nécessaire, du fait du nombre insuffisant de personnes physiquement présentes à l’assemblée ? Devrions-nous vérifier l’historique de voyage de toutes les personnes désirant participer ?

Il nous a semblé nécessaire de publier’ un communiqué à ce sujet. En effet, ces derniers jours, Lumi a dû faire face à un nombre très important d’appels de la part d’émetteurs  plus généralement, de clients ou d’organisations avec lesquels nous aimerions beaucoup collaborer. Aussi, nous avons voulu émettre un message appelant au pragmatisme et à la prise de décisions réfléchies.

Une assemblée générale d’actionnaires constitue une obligation légale et, malgré la tolérance qu’affichent certains pays au regard des délais, ’’l’AG doit avoir lieu. Les affaires doivent être menées à bien, même dans le contexte actuel. Alors, quelle est la meilleure procédure à suivre ?

Notre premier conseil aux entreprises qui organisent généralement des assemblées physiques réunissant les actionnaires et le conseil ’d’administration est qu’au vu de la grande incertitude quant à l’évolution de la situation dans les semaines et mois à venir, la meilleure préparation est d’être aussi flexible que possible, afin de s’adapter à toute évolution potentielle de la situation.

Beaucoup d’émetteurs ont envisagé la possibilité d’organiser des assemblées générales sur plusieurs sites, en réunissant un nombre restreint de personnes à différents endroits au même moment. ’Si cette possibilité est envisageable, elle engendrerait également une augmentation considérable des coûts engagés et nécessiterait beaucoup de planification supplémentaire.

De notre point de vue, la meilleure réponse à cette situation est ’de se tenir prêt à proposer une assemblée hybride, en offrant aux actionnaires le choix de participer en ligne à ’l’événement, ’où qu’ils soient dans le monde, ou d’y assister en personne, physiquement. Ce recours laisse au moins à vos actionnaires la possibilité de choisir ce qui leur semble être la meilleure solution. En pratique, cela pourrait signifier que l’assemblée générale physique se déroule comme prévu initialement, en permettant potentiellement à plusieurs actionnaires d’y prendre part en ligne. Cela pourrait aussi signifier que votre assemblée générale deviendrait « presque virtuelle », avec une majorité de participants faisant le choix d’y assister à distance.

Cependant, cela signifie également que si les circonstances actuelles venaient à évoluer considérablement, une entreprise aurait la possibilité d’envisager la tenue d’une assemblée générale entièrement virtuelle, à laquelle le conseil ’d’administration, ainsi que les actionnaires, participeraient à distance. Si une assemblée générale hybride a été préparée, une assemblée « entièrement virtuelle » peut être une option à envisager à l’approche de la date prévue et communiquée. En temps normal, des problèmes de validation légale et juridique se posent (interprétation d’articles du Code du Commerce relatifs aux modalités de vote, problématiques structurelles propres aux marchés, etc.). Il se pourrait cependant que nous entrions dans une période durant laquelle les normes et les pratiques habituelles ne sont pas applicables.

Ainsi, la flexibilité et la disponibilité de différentes options (pour toutes les personnes concernées) dans ’une situation susceptible d’évoluer rapidement sont des aspects importants en prévision de votre assemblée générale. Il nous semble donc que la préparation d’une assemblée générale d’actionnaires hybride soit la meilleure façon de faire face à cette situation.

Du point de vue de la gouvernance d’entreprise, nous pensons qu’il est difficile de s’opposer au modèle de l’assemblée générale hybride, car celui-ci garantit aux actionnaires la possibilité de participer et de poser des questions au conseil d’administration ; il rend également l’assemblée générale bien plus accessible à la majorité des parties prenantes qui ne peuvent pas y assister en personne ou qui sont concernées par les restrictions des déplacements.

Un grand nombre d’organisations mettent déjà en place des plans d’action afin de tenir une ’’AG hybride cette année. Le fait de considérer cette option comme une éventualité ne peut être que bénéfique, si les circonstances l’imposent. Toutefois, ce n’est pas une approche qui peut être mise en place instantanément. Aussi, si vous envisagez l’organisation d’une assemblée générale hybride, prenez contact avec nous ou avec votre  centralisateur le plus tôt possible.

Enfin, même si le COVID-19 est une raison supplémentaire et immédiate d’organiser une assemblée générale hybride, cela ne fait qu’accélérer l’adoption de cette technologie. L’implication et la représentation des actionnaires, ’l’inclusivité et la transparence sont autant de raisons pour lesquelles l’approche hybride des AG ’’perdurera longtemps après la fin de la menace ’du COVID-19.

 

 

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