Wer virtuelle Mitgliederversammlungen oder digitale Hauptversammlungen durchführen will, kommt früher oder später an die Frage: Von wo aus sollten wir senden? Aus einem professionellen Sendestudio oder lieber aus unserer Geschäftsstelle? Das ein oder andere Argument dafür oder dagegen fällt Ihnen sicherlich sofort ein – allen voran die finanziellen Aspekte. Doch es gibt noch mehr, das Sie berücksichtigen und abwägen sollten.
Fangen wir mit dem Naheliegendsten an: Der eigenen Geschäftsstelle. Diese bringt so einige Vorteile mit sich.
Senden Sie aus Ihrer Geschäftsstelle, wird die virtuelle Versammlung für Sie ein Heimspiel. Schließlich kennen Sie sich hier aus. Das wirkt sich sowohl positiv auf Sie als Organisator des neuartigen Veranstaltungsformats aus als auch auf Ihre Sprecher. Zumindest der Vorstand sowie weitere Fachreferenten kennen sich in den Räumlichkeiten der Geschäftsstelle oftmals besser. Schließlich waren die meisten von ihnen schon einmal dort.
Zudem wirkt die Übertragung Ihrer Veranstaltung aus den eigenen Räumlichkeiten sehr authentisch – auch für Ihre Mitglieder oder Aktionäre. Sie können sich so viel leichter mit Ihrer virtuellen Versammlung identifizieren.
Darüber hinaus – wir erwähnten es eingangs bereits – sind sowohl der organisatorische als auch der finanzielle Aufwand deutlich geringer als gingen Sie in ein professionelles Sendestudio. Sie sparen sich schlichtweg die zusätzliche Raummiete sowie die Anreisekosten und -zeiten in ein Sendestudio.
Außerdem können Sie die Aufnahmezeit über mehrere Tage splitten – vorausgesetzt, Ihr Techniksupport kann das ebenfalls flexibel leisten oder Sie haben internes Personal, das die Technik bedienen kann. Gleiches gilt für die Verlängerung der Aufnahmezeit, wenn Sie also merken, dass die geplante Aufnahmezeit nicht ausreicht.
Zusammengefasst:
Nicht jede Geschäftstelle verfügt über einen ausreichenden Internetzugang für ein Livestreaming. Bedenken Sie, dass die Internetverbindung zu jeder Zeit stabil sein muss. Erst recht bei elektronischen Beschlussfassungen.
Darüber hinaus, kann es sein, dass Ihre Geschäftsstelle schlichtweg zu klein ist, um in diesen Zeiten hygienekonformes Arbeiten aller Beteiligten zu ermöglichen. Mit der Größe der Räumlichkeiten geht oftmals auch eine weniger geeignete Aufnahmesituation für Sendungen einher. Dazu gehören zum Beispiel zu geringe Deckenhöhen, eine nicht ausreichende Beleuchtung, ein nicht optimaler Ton oder ein auf Videoproduktionen wenig attraktiv erscheinender Hintergrund. Kurzum: Büroräume sind oftmals nicht in “Fernsehqualität”.