Virtuelle Mitgliederversammlungen bringen zahlreiche Vorteile mit sich. Vor allem, weil viele Vereine, Verbände und Gesellschaften so Mitglieder erreichen können, die bislang nicht zu den Versammlungen kamen. Allerdings lauern bei der Digitalisierung einer Mitgliederversammlung auch einige Stolperfallen. Worin diese bestehen und wie Sie sie vermeiden, erfahren Sie in diesem Interview mit Prof. Dr. Axel Adrian, Notar seit 2000 und seit 2006 in Nürnberg sowie Honorarprofessor an der Universität Erlangen-Nürnberg seit 2019.
Als Erstes müssen Sie unbedingt beachten und prüfen, ob Ihre Satzung und/oder gesetzliche Vorschriften es überhaupt erlauben, Ihre Mitgliederversammlung virtuell durchzuführen. Des Weiteren sollten Sie unbedingt langfristig im Voraus planen. Dazu gehört, dass Sie terminieren, wann und wie die Versammlung durchgeführt wird. Insbesondere sollten dafür frühzeitig alle wichtigen Akteure der virtuellen Versammlung zusammen kommen. Das sind
Diese sollten alles von Anfang an gemeinsam besprechen und planen. Gefährlich wäre es, wenn rechtliche Vorgaben durch die technische Umsetzung nicht erfüllt werden könnten. Hier droht sogar die Nichtigkeit von Beschlüssen und Wahlen.
Eine typische gefährliche Stolperfalle sind zum Beispiel Fehler bei der Ladung zur Mitgliederversammlung. Denn in solch einem Falle drohen auch rechtliche Konsequenzen, die erhebliche Nachteile mit sich bringen.
Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die Technik von allen Beteiligten wenigstens soweit verstanden wird, dass die Sie als Organisator und Einladender beurteilen können, ob und wo welche Risiken entstehen. Dafür ist es wichtig, dass die Juristen mit den Technikern intensiv zusammenarbeiten.
In der Regel ergeben sich Risiken daraus, dass nicht umfassend und interdisziplinär kommuniziert wird.
Ein großer Vorteil könnte sein, dass Versammlungen durchaus kostengünstiger durchgeführt werden könnten. Außerdem kann auch die Abstimmung aufgrund des Einsatzes von Technik transparenter und klarer durchgeführt werden.
In Präsenzversammlungen müssen oft durch Hilfspersonen in einem unübersichtlichen Raum und bei schlechten Lichtverhältnissen die durch Handzeichen abgegebenen Stimmen gezählt werden. Dies könnte durchaus in einigen Fällen zu Unsicherheit führen. Beim Einsatz von Abstimmungstechnik dürfte dies alles kein Problem sein. Wichtig ist dabei allerdings, dass der IT-Anbieter oder der Versammlungsleiter Hinweise und Tutorials zur Verfügung stellen. Dann können die Mitgliedern die Abstimmungstechnik fehler- und missverständnisfrei nutzen.
Die Aussprache muss nach vereinsrechtlichen Vorgaben so durchgeführt werden, dass jedes Mitglied jeden Beitrag jedes Mitglieds und jedes Teilnehmers mitverfolgen und sich zu Wort melden kann.
Oft ist es hilfreich durch Chat oder Videokonferenz-Systeme die Wortbeiträge allen Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Das Problem der Chat-Funktion besteht insbesondere darin, dass eine Flut an Informationen erzeugt werden könnte. Diese könnte dazu führen, dass nicht jeder Beitrag sachgerecht behandelt werden kann und damit die Versammlung aus dem Ruder läuft.
Die Wortbeiträge über eine Videokonferenz Funktion zu organisieren, scheint daher vorteilhaft. Auch wenn sie technisch oftmals aufwändiger ist. Falls es Ihre Satzung zulässt, können Sie Rednerlisten führen sowie über eine Beendigung der Rednerliste verfügen, um eine Überlastung des Systems durch Beiträge vorzubeugen.
Inwieweit hier entsprechende Beschränkungen möglich sind, sollten Sie unbedingt mit einem Juristen abstimmen.
Der gute Dienstleister ist daran erkennbar, dass er für alle Eventualitäten und Anforderungen, insbesondere von rechtlicher Seite, mit Technik gerüstet ist und das bei guter und rechtzeitiger Vorbereitung unter Beweis stellen kann. Außerdem sollte er auch während der Versammlung auf besondere Herausforderungen flexibel reagieren können.
Des weiteren ist wichtig, dass die Technik zuverlässig läuft und stets eine zuverlässige Kommunikation möglich bleibt. Das sollte auch bei einer großen Zahl von Teilnehmern, beispielsweise bei mehreren Tausend Mitgliedern gewährleistet sein. Diese Technik sollte der Dienstleister mit Ihnen und allen wichtigen Akteuren unbedingt vorher in einer Generalprobe auf Herz und Nieren testen und ausführlich erproben.
Es sind mindestens drei Varianten zu unterscheiden:
Die letzte Variante ist die mit Abstand anspruchsvollste, da hier sowohl die virtuellen Redebeiträge als auch die Beiträge vor Ort ermöglicht, kombiniert und geordnet durchgeführt werden müssen. Insbesondere müssen Sie sicherstellen, alle Mitglieder in ihren Rechten gleich zu behandeln. Andernfalls entstehen daraus für den Verein beziehungsweise die Gesellschaft rechtliche Nachteile. Seien Sie an dieser Stelle besonders vorsichtig, um nicht gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz zu verstoßen. Dennoch gehe ich davon aus, dass künftig hybride Versammlungen nicht unüblich sein werden.