Seit einem halben Jahr sind sie möglich: virtuelle Mitgliederversammlungen. Doch wie führen Sie diese technisch sauber, DSGVO-konform, rechts- und revisionssicher sowie zugleich attraktiv für Ihre Mitglieder durch? Die wichtigsten Punkte für Ihre erste virtuelle Mitgliederversammlung, egal ob Sie in einem Verband, einem Verein, einer Genossenschaft oder einer Aktiengesellschaft tätig sind, haben wir für Sie in diesem Beitrag zusammengestellt.
Im Kern geht es bei einer virtuellen Mitgliederversammlung darum, dass Sie die Rechte Ihrer Mitglieder auch in der Online-Variante wahren. Schon allein deshalb, weil Sie vermutlich keinerlei Anfechtungsgründe auf dem Silbertablett liefern möchten. Sie müssen also deren Teilnahme, Rede, Information, Frage und Auskunft sowie deren Stimm- und Wahlrechte berücksichtigen. Ihr erster Planungsschritt besteht demzufolge aus einem Blick in die Satzung.
Neben den formal-juristischen Aspekten ist aber ein Punkt für das Gelingen sehr wesentlich. Verstehen Sie die virtuelle Mitgliederversammlung nicht nur als notwendiges oder gar lästiges Hilfsmittel in einer Ausnahmesituation. Denn virtuelle Mitgliederversammlungen sind auch ein hervorragendes Mittel, um Ihre Mitglieder ganz neue und breitere Ansätze an der Entscheidungsfindung Ihrer Organisation zu ermöglichen. Ihre Mitglieder werden es zu schätzen wissen.
Wie erfahren sind Sie beziehungsweise Ihre Organisation in Sachen Online-Veranstaltungen bereits? Gibt es jemanden in Ihren Reihen, der vielleicht schon Erfahrungen mit Online-Seminaren gemacht hat? Dann ist diese Person sicherlich ein guter Wegbegleiter für Ihre erste virtuelle Mitgliederversammlung.
Darüber hinaus sollten Sie sich mit Blick auf Ihre Teilnehmer fragen:
Überlegen Sie sich dann – entweder intern oder gemeinsam mit einem passenden Dienstleister – wie Sie Ihre Mitglieder optimal einbinden können. Grundsätzlich können Sie das per Text, Audio, Video und per Klick auf ein Votingtool ermöglichen. Bedenken Sie, dass es Mitglieder gibt, die lediglich teilnehmen werden und solche, die darüber hinaus stimmberechtigt sind und somit abstimmen können.
Ein Blick in die Satzung verrät Ihnen außerdem, ob zur nächsten Mitgliederversammlung Wahlen stattfinden, ob der Vorstand entlastet und ein Haushaltsbudget verabschiedet werden muss.
Auch das ist ein Aspekt, den Sie sich anschauen sollten noch bevor Sie auf potenzielle Dienstleister zugehen. Wie komplex sind die Abläufe bei Ihren Wahlen? Müssen Sie die Stimmen auch online gewichten oder müssen Mitglieder ihre Stimmrechte an andere übertragen können? Wahrscheinlich muss Ihre Wahl zumindest in Teilen geheim sein.
Überlegen Sie auch, wie diskussionsfreudig Ihre Mitglieder sind, ob es kritische Themen auf der Agenda gibt oder gar Konflikte in Ihrer Organisation. Das alles können Sie zwar – wie auch bei physischen Mitgliederversammlungen kaum ändern, allerdings können Sie sich darauf vorbereiten.
Denken Sie auch bei der virtuellen Mitgliederversammlung an die Teilnehmerliste sowie an Anwesenheitskontrollen vor jeder Abstimmung. Das wird gerade bei Online-Events wichtig, denn im Gegensatz zu Präsenzevents, sind Teilnehmer schnell einmal “verschwunden”. Ein auf virtuelle Mitgliederversammlungen spezialisiertes Tool zeigt Ihnen daher an, wie viele Leute tatsächlich abgestimmt haben.
Bei kleineren Gruppen und einfachen Abstimmungen kann es sein, dass die Voting- und Chatfunktionen eines Videokonferenz-Tools bereits ausreichend sind. Planen Sie größere virtuelle Mitgliedersammlungen, haben Sie komplexe Wahlen und Abstimmungen, brauchen Sie ein Profitool. Je besser Sie bei der Angebotseinholung Ihre Wahl und Ihre Abstimmungen beschreiben, desto realistischer kann ein allgemeiner Votingtool-Anbieter oder ein auf virtuelle Mitgliederversammlungen spezialisierter Anbieter einschätzen, ob Ihre Anforderungen und sein Tool zusammenpassen.
Lassen Sie am besten vorab auch noch einmal einen Fachanwalt auf Ihre Prozesse und auf das Tool der Wahl schauen.
Nein, hiermit meinen wir nicht schön oder weniger schön gestaltete PowerPoint-Slides. Vielmehr sprechen wir davon, dass die Vertreter Ihrer Organisation bestmöglich bei der virtuellen Mitgliederversammlung herüberkommen sollten. Überlegen Sie sich dazu, wie das Set-Up Ihrer Versammlung aussehen soll. Wollen Sie aus einem realen Studio senden oder lieber aus der Geschäftsstelle, anderen Büros und Home Offices aller Vorstände? Soll nur der jeweils sprechende Vorstand im Bild sein oder lieber alle gleichzeitig? Vielleicht ist schon allein aus logistischen Gründen ein Mix aus Studio-Vorträgen und remote Teilnahmen die einzig realisierbare Lösung.
Tipp: In einem realen Studio oder in einer realen Studiosituation in den Räumlichkeiten Ihrer Organisation haben Sie deutlich mehr Möglichkeiten, Ihren Vorstand bestmöglich einzubinden. Die Vorträge und somit die gesamte virtuelle Mitgliederversammlung wirkt allein durch eine professionelle Event-Regie im Hintergrund deutlich lebendiger.
Nutzen Sie dabei unbedingt einen Regieplan. Dieser zeigt auf, was wann eingeblendet werden soll und hilft Ihnen, live den roten Faden zu behalten und gibt Ihnen somit ein Stück Sicherheit bei Ihrer virtuellen Mitgliederversammlung.
Informieren Sie Ihre Teilnehmer frühzeitig und vor allem umfassend. Trotz der vielen Videokonferenzen der vergangenen Monate haben nur die allerwenigsten von ihnen bisher an virtuellen Wahlen teilgenommen. Erklären Sie Schritt für Schritt, wie sie sich einloggen, wo sie Informationen finden und wie die Abstimmungen laufen werden. Fügen Sie unbedingt Screenshots bei oder fertigen Sie sogar kleine Erklärvideos an.
Vermeiden Sie Komplexität, wann immer es möglich ist. Je einfacher Ihre Abstimmungen sind, desto reibungsloser läuft Ihre komplette virtuelle Mitgliederversammlung ab. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen bei der ersten virtuellen Versammlung so viele Prozesse wie möglich so zu belassen, wie sie bisher umgesetzt wurden. Eine Übertragung in den virtuellen Raum bringt ohnehin genug Zusatzaufwand und neue Herausforderungen mit sich.
Ob Sie Text, Audio, Video oder lediglich die Klicks auf ein Votingtool zulassen, hängt von vielen Faktoren ab – beispielsweise von der erwarteten Teilnehmerzahl und der Diskussionsfreudigkeit Ihrer Mitglieder.
Für kleinere virtuelle Mitgliederversammlungen können Sie sowohl die Audio- als auch Videoübertragung zulassen. Bei größeren Versammlungen bietet es sich an, wenn Ihre Teilnehmer sich zuvor per virtuellem Handzeichen melden und Sie diese gezielt aufrufen können.
Erwarten Sie sehr viele Teilnehmer sind wahrscheinlich der Textbeiträge die beste Wahl. Setzen Sie für solche Textbeiträge, die für alle sichtbar sind, unbedingt einen virtuellen Moderator ein. Schon allein deshalb, weil niemand gleichzeitig referieren und gleichzeitig die Kommentare betreuen kann.
So ein virtueller Moderator kann außerdem Gespräche aktiv fördern und auf kritische Kommentare sofort eingehen bevor es überhaupt zu einem Shitstorm kommt. Überlegen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Vorstand vorab, ob Sie auch einzelne Kommentare löschen wollen und wie Sie vorgehen, wenn es sehr viele Kommentare und Fragen aus dem Publikum gibt.
Durch den klugen Einsatz der Technik lässt sich eine höhere Transparenz erreichen ebenso wie mehr Stimmen Ihrer Mitglieder – auch von Menschen, die nicht gerne vor Publikum sprechen. Darüber hinaus verbessert sich mit einem guten Technikeinsatz die Diskussionskultur auf Ihrer Mitgliederversammlung.
Außerdem brauchen Sie eine Lösung für die Übertragung der Fragen vom Online-Moderatoren hin zu Ihren Vorstandsmitgliedern. In einem realen Studio können Sie das über einen Vorschaumonitor lösen, welcher die nächste Frage einblendet. Sind Vorstandsmitglieder remote zugeschaltet, hilft Ihnen entweder das Votingtool oder ein weiterer Kommunikationskanal.
Testen Sie alles, was sich testen lässt. Dazu gehört unbedingt die Software für die Abstimmungen und Wahlen, aber auch alle weiteren Tools, die Sie für die virtuelle Mitgliederversammlung nutzen.
Briefen Sie unbedingt die Sprecher der Versammlung und führen Sie mit jedem einen kurzen Technik-Check durch. Am besten ungefähr eine Woche vor Ihrer Mitgliederversammlung. Denn so hätten die Beteiligten noch die Chance, sich beispielsweise ein anderes Mikrofon oder eine bessere Kamera zu besorgen. Gehen Sie in ein professionell ausgestattetes Studio oder lassen Sie in Ihren Räumlichkeiten ein Studio aufbauen, müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen.
Binden Sie außerdem frühzeitig und umfassend alle wichtigen Akteure in die geplanten Abläufe und in Ihre Technik ein. Dazu gehören zum Beispiel Versammlungsleiter*in, Wahlleiter*in, Protokollführer*in, Betreuer*in für Kommentare.
Datenschutz und Datensicherheit sind gerade bei virtuellen Mitgliederversammlungen enorm wichtig, denn zum einen behandeln Sie auf Ihrer Versammlung vertrauliche Informationen, z.B. über das Haushaltsbudget, und zum anderen verarbeiten Sie persönliche Daten Ihrer Mitglieder. Deshalb sollten alle involvierten Tools, von dem Mailing-Anbieter, der Teilnehmer-Registrierung, der Streaming-Lösung bis hin zum Abstimmungstool die Kriterien der DSGVO erfüllen.
Aber Achtung: Nur weil ein Anbieter seinen Sitz in Deutschland hat, ist dessen Lösung nicht unbedingt DSGVO-konform. Genauso wie ein Anbieter außerhalb der EU sehr wohl gewissenhaft und DSGVO-konform mit den Daten umgehen kann. Es kommt auf deutlich mehr als auf den Serverstandort an. Beispielsweise auf die verschlüsselte Übertragung von Daten, auf den Grundsatz der Datensparsamkeit und vieles mehr. So brauchen Sie auch die Zustimmung Ihrer Teilnehmer, wenn Sie die virtuelle Mitgliederversammlung aufzeichnen wollen. Schließen Sie außerdem mit jedem Dienstleister, den Sie direkt beauftragen einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag. Haben Sie einen Full-Service-Dienstleister beauftragt, wird dieser Aspekt für Sie deutlich einfacher, da jener dann für die Verträge mit wiederum seinen Dienstleistern verantwortlich ist.
Wie bei einer realen Mitgliederversammlung benötigen Sie auch bei der virtuellen Variante ein Protokoll sowie eine Anwesenheitsliste. Ein Profi-Tool protokolliert beispielsweise, wer sich wann einloggt – auch das spricht für einen auf Online-Versammlungen spezialisierten Anbieter.
Tipp: Fertigen Sie Erläuterungen an, die erklären wie Sie bei Ihrer virtuellen Mitgliederversammlung zu den einzelnen Beschlüssen gekommen sind und fügen Sie diese Erläuterungen der Meldung für das Vereinsregister hinzu.