Die Technik ist für viele Organisatoren auch nach mehr als einem Jahr zahlreicher Online-Versammlungen und täglicher Videokonferenzen immer noch eine große Herausforderung. Schließlich ist eine online durchgeführte Mitgliederversammlung deutlich komplexer und anspruchsvoller als eine Videokonferenz im Berufsalltag.
Damit Sie die technische Hürde meistern, die ausgewählten Tools sicher bedienen und die wichtigsten Fragen Ihrer Teilnehmer und Ihrer Kollegen souverän beantworten können, sollten Sie sie in und auswendig kennen.
Haben Sie einen technischen Operatoren, z.B. aus dem Hause Voting Partner dabei, kümmert sich dieser um alle Einstellungen im Backend. Steuern Sie Ihre Online-Mitgliederversammlung selbst, müssen Sie auch das Backend aus dem EffEff beherrschen.
Unabhängig vom Einsatz eines Operators müssen Sie das Frontend kennen, d.h. die Teilnehmeransicht in allen wichtigen Punkten kennen. Was passiert, wenn ein Teilnehmer auf diesen oder jenen Button klickt? Wie lange sind die Abstimmungen offen? Kann man als Mitglied seine Antwort noch einmal ändern?
Online haben Sie einfach keine Zeit, Fragen oder Änderungen im Ablauf während der laufenden Veranstaltung zu klären. Schließlich sitzen Sie sowie alle internen und externen Teammitglieder häufig an verschiedenen Orten. Das bedeutet, Sie können Ihre Frage nicht mehr wie bei Präsenzveranstaltungen dem anderen spontan zurufen; Sie haben einfach keinen Blickkontakt mehr. Deshalb muss alles muss. Auf die Minute. Und zwar vorab.
Dazu gehört auch, dass Sie vorab klären, wie lang Wortmeldungen sind. Zum einen bleiben Sie so im Zeitplan, zum anderen weiß ihr/e Techniker/in so rechtzeitig, wann er das Mikrofon wieder stumm schalten muss.
Jeder, der einmal einen Online-Vortrag gegen die eigene WebCam gehalten hat, weiß wie ungewohnt und herausfordernd so eine Rede ist. Keine interessierten Gesichter mehr, kein Applaus, keine Fragezeichen auf der Stirn. Menschliche Kommunikation ist zum großen Teil nonverbal und genau dieser Teil fehlt den Rednern auf Online-Mitgliederversammlungen.
Deshalb sollten Sie Ihre Sprecher bestmöglich auf deren Einsatz vorbereiten und dabei unterstützen. Führen Sie unbedingt einen Probelauf durch und erklären Sie dem Redner alle Aspekte der eingesetzten Technik. Lassen Sie den Redner seinen Beitrag einmal vorab in Ihrer Online-Umgebung durchführen. So gewinnt dieser Sicherheit und das wirkt sich auch auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung aus.
Das ist ein Aspekt, den viele unterschätzen und der sich zugegebenermaßen wirklich ungewohnt anfühlt: Der Zeitversatz oder auch Latenz genannt.
Trägt ein Redner seinen Beitrag ohne jegliche Abstimmung, Umfrage oder ähnliche Interaktion am Stück vor, fällt der zeitliche Versatz überhaupt nicht auf. Herausfordernd wird es erst, wenn Abstimmungen ins Spiel kommen, denn Ihre Mitglieder sehen die Frage oder den Abstimmungspunkt bis zu 20 Sekunden später als Ihr Vortragender. D.h. für den Redner fühlt sich diese Zeit wie eine Ewigkeit an, in der aus seiner Sicht nichts passiert. Diese Feedback-Stille muss man aushalten und elegant überspielen können. Das bedeutet auch, dass Ihr technischer Operator die Fragen noch lange nicht schließen darf – auch wenn er sie schon seit mindestens 20 Sekunden sieht. Schließlich kommt es gerade bei Online-Mitgliederversammlungen darauf an, dass alle Stimmberechtigten auch abstimmen können. Dazu gehört auch, dass Sie Ihnen die notwendige Zeit geben. Bedenken Sie auch, dass Ihre Mitglieder die Fragen noch lesen müssen und vermutlich noch einmal kurz darüber nachdenken wollen, bevor sie schließlich klicken.
Versetzen Sie sich einmal in die Lage Ihrer Mitglieder. Diese sind nun im (Home-)Office statt in einem Tagungsraum und überall lauert Ablenkung. Gerät Ihre Online-Mitgliederversammlung ins Stocken – schon 30 Sekunden können den Mitgliedern als ewige Sendepause vorkommen – oder wird die Übertragung langweilig, widmen sich diese möglicherweise ganz anderen Dingen in ihrem Alltag. Der eine holt sich schnell noch ein Getränk, der andere nimmt das Paket vom Postboten entgegen. Doch was, wenn Sie ausgerechnet in dieser Zeit eine wichtige Abstimmung starten? Sorgen Sie daher für eine lückenlose Veranstaltung und einen transparenten Ablauf dieser.
Ebenso kann es sein, dass Ihr Mitglied die von Ihnen eingesetzte IT-Lösung schlichtweg nicht bedienen kann. Ursachen dafür gibt es viele. Lösungen auch: Führen Sie unbedingt einen Probelauf der Online-Mitgliederversammlung durch und laden Sie dazu Ihre Mitglieder ein. Gehen Sie alle wichtigen Aspekte und Schritte einmal durch. Erklären Sie, wann wichtige Abstimmungen kommen und lassen Sie Ihre Mitglieder das Tool einmal live erfahren bevor es am Tag der Versammlung darauf ankommt.
So reduzieren Sie auch für Ihre Support-Hotline die Anfragen am Tag der eigentlichen Mitgliederversammlung, geben Ihren Mitgliedern ein gutes Gefühl und schaffen Vertrauen. Außerdem verhindern Sie, dass jemand aus Ihren Reihen im Nachgang eine Wahl oder eine Abstimmung anficht, weil er nicht abstimmen konnte.
Ergänzend zum Probentag ist ein Erklärvideo zu Ihrer Online-Mitgliederversammlung und zur Bedienung des eingesetzten Tools eine gute Idee.
Aussprachen sind eine Herausforderung. Technisch sowie inhaltlich. Das können wir nach zahlreichen erfolgreichen Online-Mitgliederversammlungen bestätigen. Verzichten Sie jedoch auf eine Aussprache kann das schnell für einen faden Beigeschmack sorgen. Erst recht, wenn Ihre Mitglieder viel lieber auf einer Präsenzveranstaltung dabei gewesen wären.
Bieten Sie Ihnen daher die Möglichkeit, sich einzubringen. Per Live-Chat, den Sie unbedingt betreuen müssen, per E-Mail oder als live zugeschalteter Wortbeitrag. Hierbei ist es wichtig, dass Sie die Aussprachen ebenfalls üben.
Bei Präsenzveranstaltungen wissen Sie jederzeit, wer anwesend ist und wer nicht. Bei Online-Mitgliederversammlungen sieht das schon anders aus. Hier wissen Sie lediglich, wer sich eingeloggt hat.
Jemand, der sich nur schnell einen Kaffee holt, würde von der eingesetzten IT-Lösung als anwesend erkannt werden, ist es in der Realität jedoch nicht und kann daher nicht abstimmen. Eine Abstimmungslösung kann sehr sauber erkennen, wer für “Ja”, wer für “Nein” oder mit “Stimmenthaltung” gestimmt hat. Ob sich die Person bewusst enthalten hat oder schlichtweg nicht vor dem Rechner saß, erfahren Sie nicht. Seien Sie sich dieser Herausforderungen bewusst und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitglieder wissen, wie wichtig die Abstimmungen sind und wann genau diese stattfinden.
Stellen Sie sich vor, Sie liefern Ihrem Dienstleister für das Abstimmungstool eine sehr umfangreiche Liste von Datensätzen und in dieser verschiebt sich auch nur eine einzige Zeile. Sie ahnen es – ein heilloses Durcheinander.
Nehmen Sie sich daher Zeit für den Export Ihrer Datensätze und prüfen Sie diese mindestens doppelt bevor Sie sie absenden. Gute Dienstleister wie Voting Partner prüfen Ihre Listen übrigens noch einmal auf deren Stimmigkeit. Im Normalfall sollte die Liste folgende Angaben enthalten:
Überlegen Sie sich außerdem, wie Sie Änderungen und Nachzügler kommunizieren wollen. Senden Sie Ihre Gesamtliste noch einmal und markieren dabei die Änderungen? Oder senden Sie nur die geänderten Datensätze? Aus Erfahrung können wir sagen: Fast jede Mitgliederliste für eine Versammlung ändert sich bis zum Tag der Veranstaltung noch einmal.
Jede Online-Mitgliederversammlung bringt ihre eigenen Stolpersteine mit sich. Mit einer guten Vorbereitung, einem guten Konzept und einem minutiös ausgearbeiteten Leitfaden für alle Beteiligten gelingt Ihnen jedoch eine erfolgreiche Versammlung, die sie in der nächsten Runde noch weiter optimieren können.